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Confluenceの具体的な活用方法!


 先日少しConfluenceについて書きましたが、反響があったのでもう少し詳しく具体的に書きたいと思います。

 例えば、あなたは友達や同僚と何か、定期的に行われるイベントを開催したいと考えています。
 メンバー5人〜10人で、月に1回や半年に1回…綿密な準備の元、徐々に規模を大きくしていきたい…そんなイベントです。
メンバーにはそれぞれ、場所をおさえる人、広報をする人、ゲストを招聘する人、仕組みを考える人、会計を受け持つ人…等などの役割があるとします。

そういう場合、仲間との情報共有が物凄く大切になってきます。

常に誰が今どんな事を、どのくらいやっているか、それぞれにこれから何をしなければいけないのかが全員に解る。
誰かが突然チームから抜けたり、返事が出来ない状況で問い合わせが入った時に、他の誰かがその穴を埋めるられるようにノウハウを蓄積しなければならない。

…しかし、皆それぞれに仕事があるため、毎日会議をするわけにもいかないし、週に何回も集まることが出来ない…。
そういう場合、どうしたら良いでしょう?

そうです、Confluenceです。

Confluenceに備わった機能

Confluenceには、以下のような機能があります。
まだ意味は解らないかも知れませんが、読み進めて頂ければ全て解説しています。

ユーザー周り

・ユーザー(ログイン)
・権限
・ブログ(ユーザーそれぞれのブログ)
・チャット
・todo
・@リプライ

スペース周り

・スペース
・記事の階層化
・全文検索
・タグ
・ウォッチ
・画像アップロード

記事周り

・プラグイン
・マクロ
・ナレッジベース
・テンプレート

ユーザー周り

まずユーザーです。
Confluenceは10人までは月1000円で利用出来ます。
ユーザーは自分で決めたパスワードとメールアドレスでログインします。
ユーザーを招待するとそれぞれに権限を割り当てることが出来、それぞれの個人スペースが付与されます。
(この「スペース」の概念については、またのちほどお伝えします。)
個人スペースに記事を作ったり、ブログを書いたりすることも出来ます。
このブログは、その日の作業のログを日報のように書いたり、感想などの後に残しておく必要性が低い内容を共有するのに最適です。

また、Confluenceの画面上で、現在ログインしている他のユーザーとチャットをすることが可能です。
ログインしている担当者に直接質問をしたりすることが出来ます。

便利な「todo」や「リプライ」については、この後ご紹介する「スペース」の「記事」で説明します。

スペース周り

スペース

Confluenceでいちばん大切な機能が、この「スペース」です。
このスペースはプロジェクトで区切ったり、部門で区切ったり、概念で区切ったりすると使いやすくなります。
上記の例で言えば、

会場 スペースや
ゲスト スペース
Q&A スペース

などが考えられます。
このスペースの中にどんどん知識を蓄えていくイメージです。

スペースには、「記事」を書くことが出来ます。
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例えば、候補の会場がいくつかあるとすると、この
会場スペース に作った記事の子スペースとして、記事を新たに作成することが出来ます。
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会場という名前のスペースに、「会場トップページ」という記事を作り、その記事の子記事として

・六本木
・東京ドーム
・武道館

の3つを作ってみました。

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さて、ここまででは、Evernoteの「ノートブック機能」とそう変わりません。
が、Confluenceはこの「子記事」の中に「孫記事」を作ることが出来てしまいます。

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このように、「会場」の子ページである「六本木」の子ページに、「写真」「地図」「打ち合わせ概要」「料金詳細」の4つ子ページを作りました。

マクロ

このままでは子ページの数が増えてくると見づらいので、トップの「六本木」という記事の中に「子ページ表示」というマクロを設置します。

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すると、トップページの中に子ページの一覧がインデックス的に表示されました。

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この、記事に子ページを追加できる機能、というのが本当に比類なき便利さなのです。
この機能がなければ、スペースの中に無尽蔵にページが増えるか、スペースが無限に増え続けるかのどちらかの現象が起こります。
(実際僕のエバーノートはノートブックがもう把握できないくらいの量あります。)

全文検索

そして、これらの全ての記事は、検索機能を使って全文検索が可能です。
さらに、記事1つ1つについて、好きな数のタグを付けることが出来ます。
タグは適切につけておけば、タグで絞り込み検索などが出来るためとても便利です。

ウォッチ

また、特定の誰かが作ったスペースや記事を「ウォッチ」する事が出来ます。
ウォッチは、記事にアクセスすると右上の辺りに表示されます。
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このウォッチを有効しておくと、その記事もしくはスペースの更新があった時、「通知」にその内容を知らせる通知が表示されます。

さて、ちょっと長くなってきたので次回に続きます!

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Confluenceの具体的な活用方法! 02

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