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Confluence、最高の情報共有ツール

2016/10/03


こんにちは、社会人の皆さまも、そうでない皆さまも、こんにちは。
人は一人では生きていけません。何か面白い事をしようと思うと、必ずチームを組む必要が出てきます。
そんな時、情報の共有をどうするか、というのは規模がどうあれいつも顔を出す難しい問題の1つである事は間違いありません。

一人であればパーソナルデータベースのTapFormsや、Markdownで書類を作成し、累積出来るQuiverなど、色々な選択肢がありますが、二人以上になった途端に難しくなってしまいます。
もちろんQuiverやEverNoteの共有ノートブックを使うという方法もないわけではありませんが、案件が複雑になればなるほど管理が大変になっていきます。
具体的には、それらの共有ノートではカテゴリの中にさらにカテゴリを作ることが出来ないので、並列のノートがどんどん増えて、把握や検索が難しく・直感的ではなくなっていくのです。(経験者は語る)

そこで、私達は2年くらい前からConfluenceというAtlassian社の作ったWeb上で情報を共有する事が出来るコラボレーションツールを使っています。
企業レベルで言えばConfluenceを使っているところは沢山あるみたいですが、なんとことツール、10人以下であれば1ヶ月10ドルで使えてしまいます。
オンプレミスで使うのであれば年間1000円です!ヤバい!
そうなんです、個人のコラボレーションや小さな企業ほど、安く有効に使うことが出来るのです。

しかし、案外Confluenceに関する詳細な記事がネット上になかったので(代理店なんかは沢山出てきますが)、ちょっと記事にしてみたいと思います。

あれから2年経ったけど、未だにConfluenceが最強

Confluenceは、日本だと丁度サイボウズのように、web上で情報やタスクを共有するソフトウェアです。
特徴は、物凄く膨大な量のpluginがありカスタマイズし放題な事と、スペース→ノート→子ノート→孫ノート…という風に、ノートを階層構造に出来ることです。
そして、子ノートの状態や構造を、親ノートに簡単なマクロを利用して記載することが出来る、という点が画期的でした。

というわけで、当時はConfluenceを使うために、まずVPSを借りて、そこにConfluenceをインストールして…という必要がありましたが、今はなんと月1000円払えばサーバーごと借りられてしまいます!確かに安いVPSを借りて入れるという方法もありますが、今回は普通にCloudで丸っと借りてしまいましょう。

借りた!で、どうやって使うの?

ユーザーを追加します。
そこまでは簡単に出来るので大丈夫でしょう。
そこからは色々な事が出来すぎてちょっと迷うと思うので、一応簡単な道筋を書いておきます。
私たちはいつもこうやって利用しています。

まず、スペースを作ります。
スペースは各ノートの一番上のまとまりで、EverNoteで言えばノートブック、Todoistで言えばプロジェクトに相当します。

space
*プライバシー保護のため一部修正しています。

このように、そのスペースで何をするか、という事を書いたり、アイコンをつけたり色々とカスタマイズする事が出来ます。
スペース右上のスペースの作成をクリックすると、どんなスペースを作成するかを聞かれ、4つのテンプレートが提示されます。
大抵の場合は、空白のスペースを選択しておけば問題ありません。

スペースの名前のキーの入力を求められます。
名前は解りやすい名前(今回はサンプルにしました)、キーは英字のみでユニークな名前を指定します。今回はsampleにしました。
スペースが作成されるとこんな感じになります。
%e3%82%b5%e3%83%b3%e3%83%95%e3%82%9a%e3%83%ab_%e3%83%9b%e3%83%bc%e3%83%a0_-_%e3%82%b5%e3%83%b3%e3%83%95%e3%82%9a%e3%83%ab_-_stenhousebayroad_on_confluence

さて、このままではトップページが使いづらいので、こんな感じに編集します。
まず右上の編集ボタンを押して、上半分の内容を丸っと削除します。
%e3%82%b5%e3%83%b3%e3%83%95%e3%82%9a%e3%83%ab_%e3%83%9b%e3%83%bc%e3%83%a0_-_%e3%82%b5%e3%83%b3%e3%83%95%e3%82%9a%e3%83%ab_-_stenhousebayroad_on_confluence

そして、 { を入力するとマクロブラウザーを開く事が出来るので、その中から「子ページの表示」を選びます。(ちょっとスクロールします、割りと下の方にあります)

%e3%82%b5%e3%83%b3%e3%83%95%e3%82%9a%e3%83%ab_%e3%83%9b%e3%83%bc%e3%83%a0_-_%e3%82%b5%e3%83%b3%e3%83%95%e3%82%9a%e3%83%ab_-_stenhousebayroad_on_confluence

すると、今後このトップページ以下に作られたページが、ここにindex的に表示されます。
今後このスペース内でページを作成する場合は、このページの子ページとして作成していきます。
大抵のプロジェクト共有ソフトであれば、ここまでは出来る事が多いですよね。

Confluenceはここが違う、孫ページが作れる!!

そうなのです、このトップページを親とした時に、子ページを作り、そしてその子ページを親として、さらに子ページを作ることが出来るのです。
つまり、1つのプロジェクトの中に、さらに小さなプロジェクトをいくつも入れることが出来る、というイメージです。
Todoistのときにもお伝えしましたが、この入れ子構造を作る事ができるソフトは柔軟です。
またその親ページになっている子ページにも、「子ページの表示」をマクロブラウザから追加してあげましょう。

例を挙げるとするならば、「WEBデザイン」というプロジェクトがあったとして、その中に「JS」という子ページと「CSS」という子ページを作って、更にその中に個別に色々なノウハウやtipsを書いていける、という感じです。

まとめ

小規模なチームや企業で、日報を残したい!ノウハウを共有したい!ルールを決めてすぐに誰でも閲覧出来るようにしたい!
というような場合には、Confluenceがとってもおすすめです。
月千円で10人まで使えるというのも破格なので、是非お試しください!

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