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Gmail

ちゃんと使えてる?Gmailの本当の使い方 - 2.Inboxの基本的な(本当の)使い方

2017/07/24


この記事は2016年5月20日に書かれています。

さて、Gmailの本当の使い方の2回目です。
前回はGmailのアドレスを取得して、Inboxにアクセスしました。
今回はこのInboxを使い倒していきます!

基本操作(メールを送る、連絡先を追加する、メールを読む)

メールを送る

Gmailはメールサービスなので、メールの送り方がわからないと本気で困ります。座れない椅子とかぶら下がれないぶら下がり健康器みたいなものです。

新規メール作成は、この右下の + ボタンから行います。Inboxは世界最先端のクールなメールサービスなので、「新規作成」などとは書かれていないのです。

Inbox_–_hayai_muta_gmail_co

すると、このような画面が開きます。

Inbox_–_hayai_muta_gmail_co

ここは一見見慣れたメール作成画面です。

To

と書いてある場所にメールアドレスを入力し
件名を書き
本文を入力すればメールが送信出来ます。

下の方にあるBを押せば太字になりますし、Iならイタリック体に、Uなら下線を引けます。
送信には特に変わった機能はありません。

連絡先を追加する

Inbox_–_hayai_muta_gmail_co

この左側の列に並んでいる「連絡先」というアイコンをクリックすると、連絡先を開くことが出来ます。
これまた少しとっつきにくい感じの画面が現れますが、左下の+人の赤いアイコンをクリックすると、連絡先を追加することができます。

最初に名前を入れて、その後で詳細を入力してきます。
この連絡先はiphoneのものと同期する事が出来るので、後ほど紹介します。

メールを読む

最後に「メールを読む」ですが、これは一覧に表示されたメールをクリックするだけです。
別の画面が開くのではなく、その場でメールが展開され読むことが出来ます。
もう一度タイトルをクリックすると格納されます。

Inboxの活用法

これだけでは普通のメーラーとなんら変わりません。
Gmail(Inbox)の本当に凄いところをこれからご紹介します!

アーカイブ

まず、なんといってもGmail発のメール管理の最強機能はこの「アーカイブ」です。
最近ではiPhoneの標準メーラーにも搭載されましたが、このアーカイブ機能をきちんと使えている人は実はあまり多くありません。
この機能は、本来は「常に受信箱のメールを0に保つ」ための機能であって、「なんとなく削除するまでもないけどもう読まないメールを隠す」ための機能ではありません。
この文章を読んで

え?

と思った方!アーカイブをきちんと使えていません!
※もちろん例外はあります

受信箱を0に保つ利点は普段からメールをよく利用している方であればすぐに理解出来ると思います。

まず、不要なメールの中に必要なメールが埋もれてしまう心配がなくなります。
そして、受信箱に1通でもメールがあれば、それは何かしらの処理をすべきメールである、という事がひと目でわかります。
最後に、ちゃんとそのメールが処理出来ているかどうかを、メールが自ら確認してくれます。

では順番に、アーカイブをどのように使うべきかについてご説明します。

1.もう読んでしまったり、今後もう読む予定のないメールは全てアーカイブする

基本はこれです。
必要ないメールマガジンや、既に返信を書いたメールなどは全てアーカイブします。

2.今後必要になりそうなメールや、まとめて読み返したいカテゴリのメールにはラベルをつけてからアーカイブする

次はこれです。
アーカイブされていても、ラベルが付いているものは後からまとめて表示出来るので、ラベルをつけたら安心してガシガシアーカイブしていきましょう。
ラベルは左側のリストの、「新規作成」からいくつでも作ることが出来ます。
Inbox_–_hayai_muta_gmail_co

3.今すぐには返信出来ないメールや、返信が来たかどうかを確認しなければいけないメールを「スヌーズ」する

スクリーンショット_2016-05-20_11_52_48

開いたメールの左上にある時計のアイコンをクリックすると、メールを「スヌーズ」することが出来ます。
このスヌーズという機能は、指定した時間までメールを一時的にアーカイブしておく機能です。
そして、指定した時間になったら通知してもらえます。

これによって、「今は返信出来ないし、とりあえず放置しておくか」となったメールが他のメールにどんどん埋もれていって返信し忘れてしまうパターンや、「自分が送信した返信に対して先方からの返信がない」という事に気づかないパターンをほぼ完全になくすことが出来ます。
スマホ版のアプリを入れておけば、スヌーズに指定した時間にプッシュ通知してくれますし、ブラウザにもポップアップで知らせてくれる機能があります。

Inboxの基本的な(本当の)使い方まとめ

まず、受信箱は新しいメールが来るまでは0を保つということが一番大切です。
そして、スヌーズを使って頭からメールに関するタスクを追い出すという事も大切です。
この2つによって、メールの返信漏れもメールが気になって作業に集中出来ないという事も完全になくす事が出来ます。
さらに、前々回くらいに紹介したTodoistと組み合わせて使うことで、タスク化したりプロジェクト化したりする事も可能です。
Gmailを使ってメールタスクを効率化しつつ頭のなかをすっきりさせてみましょう!

次回はInboxの応用編です。

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