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Todoistを使って、GTDライクに自分の「したいこと」「すべきこと」を可視化しよう! 4 - TodoistでDrip'n'Todone

2016/05/27


前回の続きですが、今回は少し上級編です。
Todoist無料版を使い慣れている人、今のTodoソフトに満足していない人に向けて書いています。

ラベル機能を使ってその瞬間に最適のタスクを見つけよう

Todoistが真の力を発揮するのはこれからです。
なんと2つ前の記事で紹介したDrip'n'Todoneを、完全に実現することが出来ます。

ポイントはラベルフィルターです。

前回はtodoを作る時に、「したいこと」だけを記入しましたが、Drip'n'Todoneではそれに加えて「時間」や「場所」や「状態」を示すラベルを同時に書き込みます。ラベルの書き込み

時間の指定

todoの内容[スペース]明日[スペース]
(もちろん、スペースはスペースをあけるだけでOK)
と打てば、明日 という単語から時間である事をTodoistが察してくれます。
明日 だけでなく、10月1日 などの日付や、毎週月曜日 などの繰り返しを含む時間の指定もOKです。

この「自然言語による時間の指定」は、使ってみるとかなり便利です。
なにせ、わざわざカレンダー的な入力フォームを開いて、月を移動して、日付を選んで時間を選択して…としなくても、10月1日17時 と打てばそれで終わりですから!スピード感が雲泥の差です!

時間の書き込み

ラベルの指定

例の中で使っている「@PC作業」というラベルですが、このラベルは自由に作ることが出来ます。

ラベルの作成

ラベルタブの中の「ラベルの追加」で作っていくのですが、Drip'n'Todoneとしてはこのラベル、場所状態や内容を表すもので統一してきます。

場所:PCの前、自宅、オフィス、コンビニ、現場 etc.
状態や内容:技術向上、アイデアを出す、疲労時、冴えている etc.

ラベルは1つのtodoにいくつでも付けることが出来るので、関係がありそうなラベルはどんどんつけていきます。

ラベルつけ

@を押すだけで存在するラベルの候補を出してくれるのでとっても便利です。

時間やラベルで絞り込んで表示する

さて、時間やラベルが書き込まれた沢山のtodoが入力された事でしょう。
通常のtodoソフトでは、これらのタスクをで探していく事になります。
が!Todoistではフィルターを使って場所と状態や目的で一気に絞り込みます。

フィルターはクエリという機能を使って組み立てていきます!

クエリって?

複数の条件を組み合わせて、沢山あるものの中からその条件に合うものを絞り込むための仕組みの事です。

例えば、お寿司屋さんに行って、メニュー表に寿司の種類が1万種類あったら困りますよね?まず1万種類把握するだけで何時間もかかってしまいます。

そこで、条件をいくつか組み合わせて、自分の食べたいお寿司を絞り込んでいきます。まず

赤身

で絞り込みをかけると、1万種類の寿司のネタから赤身のものだけがメニューに残ります。しかし、まだ3000種類くらいあって探すのが大変です。そこで、さらに

さび抜き

という条件を組み合わせます。

すると、3000種類の中からさび抜きのものだけがピックアップされます。多分1500種類くらいになったでしょう。

さらに

という条件を追加すれば、300種類くらいに

500円以下

という条件を追加すれば50種類くらいに絞り込めるのではないでしょうか。

こういう、条件を組み合わせて絞り込んでいく仕組みのことを「クエリ」

このクエリの組み合わせに名前をつけて後で使いやすいようにしたものを「フィルター」

とTodoistでは呼んでいます。

フィルタータブの
+ フィルターの追加

から新しいフィルターを作り

名前とクエリを入力します。

名前は、そのフィルターの機能を自分が認識するためのものなのでなんでも構いません。解りやすい名前が良いでしょう。
クエリは、Todoistに自分が求めているTodoの特徴を教えて探してもらうためのものです。
クエリ

@PC作業 & 7days
は、@PC作業というラベルがついていて、且つ期限が7日以内のものを探せ、というクエリです。
このラベルの部分と期限の部分を自由に入れ替えて、

@職場 & @PC作業

@自宅 & @疲労時

など、複数のラベルを含むクエリを作っておくと、その特徴にあったtodoを一瞬で探すことが出来ます。

他のTodoソフトを使っていた方はもうおわかりかと思いますが、このフィルターとクエリが信じられないくらいに便利です。

レビュー

最後に、週に1度は「いつか」の中や、期限が切れたまま放置されているtodoがないかを確認しましょう。
どんなtodoソフトを使っていても同じですが、レビューが最も大事な工程かも知れません。

まとめ

Todoistは、例えtodoが100個入力してあったとしても、その瞬間に最適なtodoを即見つけることができるので、集中力やモチベーションを切らさず、時間を無駄にすることなく効率よく次々に仕事を進めていくことが出来ます。
今回紹介しきれなかった優先度や、Googleカレンダー、Gmail連携などの機能も充実していて今最もホットなTodoソフトと言ってもいいでしょう。
この機会に是非お試しください!

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